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远程办公就是视频会议?不,它是未来的商业操作系统


远程办公就是视频会议?不,它是未来的商业操作系统

很多行业在IT时代用的是ERP,这是企业级的资源管理工具,那么在互联网时代就是IRP,互联网级的资源系统平台,用这个平台去支撑企业不同时期的创新发展。

分 享 | 田 丰 商汤智能产业研究院院长、原阿里云研究院创始院长
整 理 | 齐 卿
2月10日开始的这一个星期,是一个非常特殊的时期,给大家带来了远程办公这个全新的体验。这种体验,从技术上说,无论是移动办公还是视频办公,技术早已实现了。这一周全员上线使用远程办公,是一个非常好的体验期或者叫红利期。
关于远程办公,先分享一个观点,远程办公不是万能的,它能够解决企业信息流之间的不对称,能够整合公司内外,各种各样的商业信息,但是有三个非常重要的“流”不能整合。
第一个是资金流。现在有些企业遇到资金的难题,需要贷款。去银行贷款,是需要企业本身的资产比较优良,这个需要企业练好内功。
第二个是客户流。企业之前的客户,今后如何去勾兑?现在更好的一种方式是通过线上和客户保持互动。如何帮助客户渡过难关,需要我们利用远程的手段去和客户共同面对当下的挑战。
第三个是物流。目前来看,物流是一个非常大的瓶颈,疫情发生之后,我们在电商网站买的东西,送货的时间比较长。这对企业的供应链提出了很高的要求,物流会成为整个商业链路上最后的制约环节。因此,我们除了注意远程办公的信息内容,更应该注意我们的资金流和物流。

远程办公就是视频会议?不,它是未来的商业操作系统

01

比起KPI,远程办公更需关注员工情感

现在很多企业,不管是大企业,还是中小企业,都面对着生存压力和业务挑战。在办公协同的工作中,我们经常会和各个团队分工协作,指派任务。远程办公软件也都具有这种工单系统,非常方便,数据统计非常及时。但是企业管理者需要注意的是,运用这样的模式,员工是不是真的感到很舒服?有些反馈是,实施远程办公,员工的压力反而更大了。
因此,在远程办公中,管理者应该更多的去关注员工的情感,包括他们的压力、健康等。所以情感上,如何对分散在很多个城市的员工啊,进行更好的关怀?
我们看到很多企业都会去买口罩,给员工配备便利的办公条件等等。有的高科技企业利用远程办公软件,白天上班,晚上大家用这个软件一起玩一些休闲游戏,团队更加团结。这些都体现了企业的文化和企业关怀。

02

远程办公:从ERP到IRP

最早期的协同办公实际上是一种单机版,或者说是一种局域网版。到后来逐渐地变成移动化的办公。现在发展成为一种SaaS化纯软件的方式来实现,当然也有一些硬件会议式的协同办公平台。

目前来说,协同办公已经进入第3代市场,而且预计,今年的市场规模,会超过500亿。协同办公软件的产业,正在朝着一体化、开放平台的方向发展。简单来说就有点像iOS和App Store的关系。我们可以看到,类似于钉钉这样的平台,上面有大量的第三方应用会出现,所以它是一种开放型的模式,会呈现各种各样的长尾需求。

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由于企业种类繁多的需求,不可能用一个软件来实现,因此,协同办公就成为一个平台。钉钉目前有超过2亿的用户,大家更多的去用一些长尾的应用,甚至开发自己的套件,这就实现了一个更好的互联网级的生态。

所以我们可以说,很多行业在IT时代用的是ERP,这是企业级资源管理工具,那么在互联网时代就是IRP,互联网级的资源系统平台,用这个平台去支撑企业不同时期的创新发展。

03

远程办公协助企业数字化转型

远程办公的应用,起到了协助企业数字化转型的作用。
运用远程办公平台,使企业一步跃迁到移动平台上。企业的每一个工作流,可以在线上留下数据的痕迹,从而有利于企业去改进流程和管理措施。目前企业员工的绩效考评,大多是在年底大家“拍脑袋”决定的。在远程办公平台下,有没有可能,通过每一天的工作和数据,来反映这个人的工作量、活跃程度以及横向协同的能力。这些都可以从协同办公软件里取得真实的数据。
现在大量的企业都采用了扁平化的结构,尤其是创新型的科技企业,很多时候我们跨部门的协同,甚至跨级别的协同,都体现出社交软件的特点。当我们部署远程办公软件之后,企业的协同,会有更好的性能。
这次不管是钉钉还是企业微信的扩容,大量的算力、流量都花在了视频上。到了5G时代,会有更好的带宽,去支撑像视频会议这样的一些创新的应用。智能化也是协同办公软件下一步会发展的方向,因为每天大量的工作都在云端完成,企业会有大量的企业知识、行业知识沉淀下来。企业如果能运用远程办公软件打造知识中台,从而打造一个更好的智能化的决策和决策支撑体系。
在ERP时代,企业打通了产业链的上下游,但现在越来越多的行业的边界在消失,企业外部的资源开始引入企业的商业模式里。企业是否能利用远程的协同办公和云平台,实现一个生态的互联,这也是企业需要考虑的。

04

作为灾备系统的远程办公

企业最关键的核心竞争力,是由它的组织结构来决定的。
如今,组织治理也在数字化。企业通过前台大量的创新型的办公,以“小前端+中台”的形式,将共享的数据、业务沉淀在中台上的共享服务中心。企业的前端可以做的很轻,甚至可以用小程序运营,这样企业可以对接大量的行业合作伙伴,包括他们的系统和业务,这样就能组成一个快速奔跑的创新模式,实现从组织到技术,再到业务创新的更好的引领。
这次全民上网远程办公的体验之后,会不会有大量的企业开始用远程办公软件,在非疫情时期,形成一个业务的灾难备份?我们也是企业应对危机的方式。现在有些行业已经在尝试,比如说政府、医疗领域都有相关的远程运用。我们预测,这种灾备的协同模式,在疫情之后,会有一个大的发展。

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05

新的商业操作系统

普华永道的调研发现,如今企业的办公环节中,至少有一个环节,能够达到移动化的比例在81%左右。2020年全球将会有100亿台的移动设备进入使用。这些都是协同办公需要去注意的,不管是在安全方面,还是在这个数据的流转方面,是不是能够弹性兼容更多的智能设备,又能够保证企业资产的安全。协同办公作为移动化的入口,会往生态化的方向发展。
我们以钉钉为例,阿里集团经常说要做新商业操作系统。我们想一想,以前每个企业都必然要用到的商业操作系统是什么呢?PC时代,是微软的Windows,企业几乎每天电脑都要运行Windows。现在企业几乎每个人都会有一个手机。这个手机的操作系统就是iOS或者安卓。
而到了第三代的操作系统,或者叫企业级的办公核心是什么呢?有可能是像钉钉这一类的协同办公软件。企业的知识沉淀下来、企业的客户资源、企业的员工信息、组织的管控,包括组织培训,今天都可以沉淀到协同办公这样的平台上。
协同办公软件一体化的应用生态圈呢,可以概况为三个环。

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第一个环是办公,也就是大家都会做的基本功能。第二个环包括我们一个办公软件能不能解决所有的这个员工的需求,从打车到订餐再到酒店机票的预订,客户关系的管控,财务管理报销等等。以前都是PC版来实现,现在我们希望一个App能够解决所有的事情。
再往外面扩到第三个环,就是把刚才说到的100亿个智能终端包括在内。从投影仪考勤机到路由器等等,是不是都能够更好的管理,这里已经不区分行业了。当然我们相信未来还会有更多的具有行业特点的应用,会落地到各类远程办公平台上。

06

远程办公的未来场景

远程办公平台很多的功能不仅仅局限在办公领域,我们也可以扩展到很多其他领域。
例如企业的服务。现在很多政府强调办事效率提升,提出“企业最多跑一次的”理念。类似这样的一些模式都可以在远程办公平台上实现。例如钉钉提供的“企业线上制照”,企业所需要的所有的证照都可以通过网络制作电子版,这大大方便了企业。
还有一些To C的服务。比如疫情期,能否使用在线的婚姻登记、签证办理,这些服务在技术上都已经成熟了。
远程办公软件也可以去做扶贫,既然有这个视频会议这个功能,是不是可以去做这个扶贫乡里的农产品的直播。与短频不同,协同办公在直播的同时,可以实现在一个平台下,将捐助、购买等一系列的活动打通,简化各类手续。这是远程办公平台的一种扩展应用。
还有一个大的场景,就是前文提到的,将远程办公作为企业的灾备方案。
最后,我们预计,未来会有很多远程办公的供应商,进入大家的视野。企业该如何选择远程办公的平台?我的建议是,企业选择一个能够实现统一的数据交换和文档交换的平台,而不要选择有太多异构化的平台。
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  直 播 Q&A  

网友:怎样看待远程办公的效率和效果?
田丰:很多员工,尤其是一些以前没有尝试过远程办公的员工,会有一定的不适应。但是相对来说,90后、95后的员工适应的效率会更高,效果会更快。
效率和效果层面,对于管理者来说,非常重要的就是,要非常明确地提出工作目标。甚至在这个时期,为了加强大家之间连接和纽带,更适合去打一些团队战役,给一个大目标让大家分工协作,然后快速地产出。这个时候,每天的晨会非常重要,通过晨会来拉动大家互相之间的支援,包括对一些问题的看法以及困惑。在远程办公阶段,这种协同的沟通花的时间会更多。这个时候,也需更明确的去讲清楚任务的目标和计划。因为看文字不如电话、打电话不如看视频。
网友:如何看待远程办公不是万能的?
田丰:从办公体验和客户体验的感觉来看,远程办公的确不是万能的。如果企业之前没有客户的数据化和线上化,例如零售企业,之前没有留下客户的账号,没有微信或者其他的点触达客户的方式。企业突然发现线下的客户流没了,疫情期怎么去线上找老客户?这个时候光通过远程办公是不行的,必须是结合整体的数字化营销,数字化的客户管理,以及在线的私域流量。这样企业的痛点才能去解决。
网友:在远程办公模式下,企业如何保护好商业秘密和数据安全?
田丰:这个在云时代,已经有很好的解决方法。美国白宫都运行在云上,他们对数据的加密的要求是非常高。所以技术上并不是难题。如果大家去看一些远程办公软件,很多也通过了很多严格的安全认证,这些认证以后成为企业采购远程办公软件最低门槛。但很多时候安全的最大的突破口不是技术和产品而是人。公司在合规方面的数据保护文档的保护,非常重要。很多时候我们要通过企业文化,企业的培训和宣导去做安全方面的防控,因为人永远是最大的弱点。

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